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1.字体、字号、行距和段落间距
这些是您在开始撰写论文之前需要决定的基本格式特征。大多数样式指南要求您在整篇论文中使用一种清晰的字体。Times New Roman、Calibri和Verdana是常用的字体，而11或12是常用的字号。
对于科学论文，通常首选行距为1.15或1.5，而人文学科的论文规定行距为2。段落间距用于将一个段落与另一个段落或一个段落与新标题分开。
2.熟悉MS Word中的样式功能
使用MS Word的样式功能：如果您正在撰写论文，您可能会发现自己需要处理多个Word文件。样式功能可以帮助您将一个文件中的格式设置应用到另一个文件中，尤其是如果您在不同的Word文件中撰写论文的不同章节，并且只在最后将它们合并。
例如，如果您希望在将来打开的每个Word文件中都使用Times New Roman、字号12和一定的段落间距，可以通过转到“开始”选项卡并修改当前Word文档的Normal样式模板来将其设置为默认设置。选择格式选项后，如果您希望在新文档中重复使用这些设置，可以选择“基于此模板创建新文档”的功能。
3.创建目录
如果您正在撰写论文，这是您需要了解的最重要的格式化技巧之一。MS Word允许您创建自动目录，而不是手动创建。手动创建目录不仅需要大量的工作，而且还需要在每次标题移到另一页或页面编号随着进一步撰写而发生变化时进行更新。因此，了解如何在MS Word中创建自动目录非常重要。
首先，您必须使用MS Word中的样式选项对文档进行格式设置。然后，将主要标题(章节名称、致谢、参考文献等)更改为Heading 1。副标题和副副标题可以更改为Heading 2、Heading 3等。如果它们具有不同的默认样式，请转到修改选项，并为每个标题应用首选字体和字号选项。
在进行这些格式更改后，转到“引用”选项卡，并从中选择“目录”选项。Word将根据您的主要标题和子标题创建自动目录。
4.使用分割视图功能
当您正在撰写论文时，这些选项非常有用。分割视图帮助您同时参考文档的两个部分。例如，如果您想在撰写下一章时参考您在第2章中写的某些要点，可以使用分割屏幕而不是来回滚动。
要使用分割屏幕，可以在MS Word的“视图”选项卡上单击“拆分”选项。或者，您可以按Ctrl+Alt+S快捷键。再次按下这三个键以禁用该功能。
5.使用分屏功能
如果您是研究人员，您可能已经熟悉这个功能。分屏功能可以让您同时在您面前看到两个不同的屏幕。例如，如果您正在书写Word文档，但您想要在您旁边打开另一页，而不必每次想要参考一些内容时都从那一页切换回Word，分屏功能非常方便。
要访问此选项，只需点击其中一个屏幕并将其拖动到屏幕左下角。这将自动将您拖动的页面放置在屏幕左侧，而将另一个页面放置在右侧以供您参考。
6.页码
给MS Word文档编号可能会有一定的挑战，特别是考虑到大多数样式指南对论文的页码格式要求。例如，大多数情况下，页码不会从文档的第一页开始。
页断选项用于从您希望页码开始的任何部分开始编号。如果您需要在标题页之后开始编号页面，您需要在标题页末尾插入一个分页符。要做到这一点，请转到“页面布局”选项，选择“分页符”和子菜单“下一页”。
之后，您必须转到您想要页码开始的页面，并在页眉或页脚的编辑模式下点击“链接到前一个”选项。然后，在您想要页码开始的页面上，选择正常的页码选项。
7.引用参考文献
正确引用来源是任何论文的重要部分。在开始撰写论文之前，了解您将为论文使用的引用样式非常重要。检查内文引用的格式要求，例如作者姓名和出版年份之间是否使用逗号，区块引用、脚注等的格式要求。
当您创建一个“参考文献”标题时，请确保其符合文档的其他格式要求。检查参考文献中的每个条目是否需要在第一行之后缩进(如APA样式指南中的做法)。
8.了解Word中的修订功能
如果您在撰写论文时与他人合作，了解这个方便的功能非常重要。例如，您可能希望另一个人查看您的文档并留下评论或反馈，以帮助您改进论文。这个人可以是您的同事、导师、编辑或其他与您合作的作者。
修订功能使您可以查看另一个人对您原始文档所做的更改，并允许您接受或拒绝这些更改。要确保您可以看到另一个人对您的文档所做的所有更改，请转到“审核”选项卡，并从“修订”下拉菜单中选择“锁定修订”。
9.总结一下：
每个研究人员都需要了解格式化的技巧和提示，以免在某些Word功能上花费过多的时间和精力。上述提供的格式化提示基于您在撰写论文时需要了解的常见格式化要求。如果您记住这些要点，论文格式化将不会那么困难。祝您好运!
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